Для этого необходимо посчитать требуемое число индивидуальных приемников, которое равно количеству нуждающихся в переводе слушателей. Также следует определить площадь помещения, в котором будет проводиться мероприятие. Далее определяется количество микрофонов для выступающих. Следует учесть, что если планируется формат вопросов из зала, нужно запланировать дополнительные микрофоны. Еще необходимо определить тип кабины для переводчика, которая может быть настольной или стационарной.

Также в определении итоговой стоимости играет роль число дней, в которые будет нужен синхронный перевод, локализация мероприятия  (Москва, пригороды, область, другой регион), возможность проезда к месту события грузового транспорта, его разгрузки и монтажа аппаратуры днем.